Hohe Nachfrage, knappe Besetzung
Die Anrufe häufen sich, sobald eine Show angekündigt wird oder das Wetter umschlägt – genau dann, wenn Kasse und Einlass mit Gästen vor Ort beschäftigt sind.
Sie machen die Show. Ihr Telefon nimmt immer ab.
Für Theater, Konzert- und Festivalveranstalter, Museen und Freizeitangebote: NAIRON beantwortet Fragen zu Programm, Preisen, Zugang und Anfahrt, verweist auf Ihren Ticketshop und nimmt Gruppenanfragen für Ihr Team auf.
- Erreichbar Tag und Nacht
- Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch
- Übergabe mit Zusammenfassung
Lehrerin
Eingehender Anruf · Beispielanruf
00:04
Assistent: Guten Tag, hier ist der automatische Assistent des Theaters am Hafen. Wie kann ich helfen?
Lehrerin: Hallo, ich bin Lehrerin. Wir möchten mit zwei Klassen Ihr Weihnachtsstück am 12. Dezember besuchen.
Assistent: Sehr gern. Wie viele Personen sind es inklusive Lehrpersonen? Und darf ich Ihren Namen und Ihre Nummer notieren?
Lehrerin: Nadia Rossi, 079 651 70 23. Etwa 45 Kinder und vier Lehrpersonen. Ist der Saal rollstuhlgerecht?
Assistent: Ja, der große Saal ist stufenlos mit Rollstuhlplätzen. Notiert – unser Team ruft Sie mit einem Angebot zurück.
Gruppenanfrage aufgenommen
12. Dez. · 45 Kinder + 4 Lehrpersonen · Rollstuhlplatz · Rückruf
Warum Eventteams im Telefon versinken
Vor einer Premiere oder einem ausverkauften Wochenende steht das Telefon nicht still. Vieles steht auf der Website, doch jeder Anruf verdient eine freundliche Antwort.
Den ganzen Tag dieselben Fragen
Beginnzeiten, Preise, Ermäßigungen, Parkplätze, stufenloser Zugang. Wer das den ganzen Tag beantwortet, fehlt bei den Anrufen, die wirklich Umsatz bringen.
Gruppenbuchungen gehen verloren
Eine Schule möchte 40 Plätze, eine Firma eine private Vermietung. Landet dieser Anruf auf der Mailbox, gehen Anfrage und Umsatz oft woandershin.
Was er für Ihr Haus übernimmt
Auf Basis einer Vorlage für Veranstalter, Theater, Museen und Freizeitangebote antwortet er aus Ihren Informationen und tut nie so, als sähe er Ihren Saalplan.
Ticketpreise und Ermäßigungen
Nennt Eintrittspreise, Ermäßigungen und Angebote genau so, wie sie in Ihrer Preisliste stehen, und verweist für die Buchung auf Ihren Online-Ticketshop.
Fragen zu Programm und Haus
Beantwortet, was Ihre Informationen zu Programm, Öffnungszeiten, Anfahrt, Parkplätzen und allem enthalten, was Gäste vor dem Besuch wissen sollten.
Barrierefreiheit klar erklärt
Erklärt Rollstuhlzugang, Lifte, barrierefreie Toiletten und weitere Zugangsfragen aus Ihren Angaben, damit Gäste ihren Besuch sicher planen können.
Gruppen, Schulen und Vermietung
Nimmt Anlass, Datum, Personenzahl, das Alter von Kindern und einen Kontakt auf und sagt, dass Ihr Team mit einem Angebot zurückruft.
Fundsachen erfasst
Nimmt eine Beschreibung des verlorenen Gegenstands auf, wann und wo er abhandenkam, und eine Telefonnummer, damit Ihr Team nachsehen und zurückrufen kann.
Antwortet in vier Sprachen
Versteht und antwortet auf Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch – hilfreich für Touristen, internationale Gäste und Besucher aus allen Sprachregionen.
Von der Frage zum Gruppenangebot
So läuft eine typische Gruppenanfrage ab – von der Begrüßung bis zu dem Moment, in dem Ihr Team ein Angebot für den Termin vorbereitet.
- 1
Der Anruf wird angenommen
Der Assistent nimmt unter Ihrer Nummer ab, sagt, dass er automatisch antwortet, und fragt nach dem Anliegen – auch am ausverkauften Abend oder nach Kassenschluss.
- 2
Kurze Fragen sofort geklärt
Preise, Öffnungszeiten, Anfahrt, Parkplätze und Barrierefreiheit kommen aus Ihren Informationen. Für Tickets verweist er auf Ihren Onlineshop.
- 3
Die Gruppendaten werden erfasst
Bei Gruppen, Vermietung oder Feiern fragt er nach Anlass, Datum, Personenzahl, dem Alter mitkommender Kinder sowie Name und Telefonnummer.
- 4
Ihr Team macht ein Angebot
Die Anfrage landet mit Zusammenfassung im Dashboard, dazu kommt eine E-Mail. Ihr Team prüft das Datum und ruft mit einem Angebot zurück.
Was er erfasst. Wo er aufhört.
Jeder Anruf endet mit den Angaben, die Ihr Team braucht – und der Assistent geht nie über das hinaus, was Sie eingerichtet haben.
Bei jedem Anruf erfasst
Gruppen- und Mietanfragen kommen mit allem an, was Sie brauchen, um ein Datum zu prüfen und ein Angebot zu kalkulieren – ohne Nachfragerunde.
Anlass
Wunschdatum
Personenzahl
Alter der Kinder
Zugangsbedürfnisse
Name
Telefonnummer
Beste Zeit für Rückruf
Wo er aufhört
Gäste verlassen sich auf das, was sie am Telefon hören. Der Assistent bleibt bei Ihren veröffentlichten Angaben und überlässt Plätze, Termine und Konditionen Ihrem Team.
- Sagt nie, dass ein Platz, ein Slot oder ein Raum frei oder gebucht ist.
- Nennt keine Gruppenpreise oder Rabatte, die Sie nicht hinterlegt haben.
- Nennt keine Vorstellungszeiten oder Termine, die nicht in Ihren Informationen stehen.
- Verweist auf Ihren Online-Ticketshop, statt selbst Tickets zu verkaufen.
- Gibt Beschwerden und Rückerstattungswünsche als Rückruf an Ihr Team weiter.
Startklar ohne IT-Projekt
Beginnen Sie mit einer Vorlage für Ihre Branche und passen Sie sie Schritt für Schritt an.
- 01
Mit der Branchenvorlage starten
Die Vorlage „Events & Tickets“ bringt Aufnahmefragen, Leitplanken und Begrüßung bereits fertig formuliert mit.
- 02
Ergänzen, was nur Sie wissen
Öffnungszeiten, Leistungen und Preise, FAQs oder Ihre Website – der Assistent antwortet nur auf Basis dessen, was Sie ihm geben.
- 03
Anrufe weiterleiten
Behalten Sie Ihre Nummer und leiten Sie an NAIRON weiter – oder erhalten Sie eine neue von uns. Anrufe, Zusammenfassungen und Anfragen landen im Dashboard.
Verbindet sich mit
- Google Calendar
- Microsoft 365
- Microsoft Bookings
- Calendly
- HubSpot
- Pipedrive
Kann der Assistent am Telefon Tickets verkaufen?
Nein. Er verkauft keine Tickets und nimmt keine Zahlungen entgegen. Er beantwortet Fragen zu Preisen und Ermäßigungen aus Ihrer Preisliste und verweist auf Ihren Online-Ticketshop. Gruppenbuchungen, Vermietungen und Feiern nimmt er als Anfrage auf, und Ihr Team ruft mit einem Angebot zurück.
Kann er Anrufern sagen, ob eine Vorstellung ausverkauft ist?
Er sieht weder Ihr Buchungssystem noch Ihren Saalplan und sagt deshalb nie, dass ein Platz, ein Slot oder ein Raum frei oder gebucht ist. Er antwortet aus den Programminformationen, die Sie hinterlegen, und verweist auf Ihren Online-Ticketshop, wo die Verfügbarkeit angezeigt wird.
Wie geht er mit Gruppen- und Schulbuchungen um?
Er nimmt Anlass, Datum, Personenzahl, das Alter von Kindern und einen Kontakt auf, liest die Nummer zur Kontrolle vor und erfasst einen Rückruf. Ihr Team erhält eine Zusammenfassung im Dashboard und per E-Mail und meldet sich mit einem Angebot. Gruppenpreise, die nicht hinterlegt sind, nennt er nie.
Was ist mit Beschwerden oder Rückerstattungen?
Über Beschwerden und Rückerstattungen entscheidet der Assistent nicht. Er hört zu, hält fest, was passiert ist, nimmt Name und Nummer auf und gibt alles als Rückruf an Ihr Team weiter – mit Zusammenfassung, damit niemand den Gast bitten muss, alles noch einmal zu erzählen.
Was brauchen wir für die Einrichtung?
Sie starten mit der fertigen Vorlage für Events und Tickets, ergänzen Öffnungszeiten, Angebote und Eintrittspreise sowie Ticketshop-Link, Gruppenregeln und Hinweise zur Barrierefreiheit und leiten Ihre bestehende Nummer weiter. Kein langes IT-Projekt – und der Assistent beantwortet Fragen auch als Sprach-Widget auf Ihrer Website.
Jeder Anruf wird beantwortet, auch am Premierenabend
Starten Sie mit der Event-Vorlage, ergänzen Sie Preise, Programmhinweise und Ticketshop-Link und leiten Sie Ihre Nummer weiter. Ihr Team erhält jede Gruppenanfrage.