Anrufe mitten im Check-in
Stehen Gäste an der Rezeption, unterbricht das Telefon sie oder bleibt unbeantwortet. Wer gerade buchen wollte, ruft womöglich das nächste Haus auf der Liste an.
Gäste bekommen Antworten. Die Rezeption bekommt Luft.
Für Hotels, Pensionen und B&Bs: Der Assistent beantwortet Fragen zu Zimmern, hinterlegten Preisen, Frühstück, Parken, Haustieren und Check-in, nimmt Buchungsanfragen mit Daten und Gästen auf und übergibt sie der Rezeption.
- Erreichbar Tag und Nacht
- Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch
- Übergabe mit Zusammenfassung
Interessierter Gast
Eingehender Anruf · Beispielanruf
00:04
Assistent: Guten Tag, hier ist der automatische Assistent des Hotels Seeblick. Wie kann ich helfen?
Interessierter Gast: Grüezi, ich hätte gern ein Doppelzimmer vom 14. bis 16. März für zwei Personen. Dürfen wir den Hund mitbringen?
Assistent: Hunde gern, CHF 20 pro Nacht; Doppelzimmer ab CHF 190. Freie Zimmer sehe ich nicht, ich nehme eine Anfrage auf.
Interessierter Gast: Gern. Thomas Brunner, 078 655 21 09, meine E-Mail ist [email protected].
Assistent: Danke. Doppelzimmer, 14. bis 16. März, zwei Personen mit Hund, 078 655 21 09. Die Rezeption bestätigt per E-Mail.
Buchungsanfrage aufgenommen
Doppelzimmer · 14.–16. März · 2 Gäste + Hund · Bestätigung folgt
Telefonstress an der Rezeption
Im Hotel oder in der Pension klingelt es beim Check-in, beim Frühstück und spätabends – meist genau dann, wenn an der Rezeption gerade ein Gast wartet.
Täglich dieselben Fragen
Ist das Frühstück inklusive? Wo kann ich parken? Ab wann ist Check-in? Sind Hunde erlaubt? Die immer gleichen Antworten kosten Zeit, die den Gästen vor Ort fehlt.
Anrufe außerhalb der Rezeptionszeiten
Kleinere Häuser besetzen die Rezeption selten rund um die Uhr. Abendliche Buchungsanfragen und Fragen zur späten Anreise landen auf der Mailbox – wenn überhaupt.
Was er für Ihr Hotel übernimmt
Eingerichtet aus einer Vorlage für Beherbergungsbetriebe, antwortet er aus Ihren Zimmerinfos, Preisen und Hausregeln – und sagt offen, was nur die Rezeption bestätigt.
Zimmer und hinterlegte Preise
Beschreibt Ihre Zimmertypen und nennt die hinterlegten Preise – immer mit dem Hinweis, dass der endgültige Preis von den Reisedaten abhängt.
Vollständige Buchungsanfragen
Nimmt An- und Abreise, Anzahl Gäste, Zimmertyp, Name, Telefon und E-Mail auf und verweist auf Ihre Online-Buchung, falls Sie eine haben.
Anreise, Ausstattung und Hausregeln
Beantwortet Check-in und Check-out, Frühstück, Parken, Haustiere, Ausstattung und Anfahrt sowie Ihre Regeln zu Anzahlung, Storno und später Anreise.
Nachrichten zu bestehenden Buchungen
Änderungen, Stornierungen, Gruppenbuchungen und Reklamationen werden zur klaren Nachricht für die Rezeption – nichts geht zwischen zwei Schichten verloren.
Diskretion gegenüber Ihren Gästen
Sagt nie, ob jemand bei Ihnen übernachtet, und gibt keine Angaben zu anderen Gästen weiter – ganz gleich, wer fragt und wie die Frage gestellt ist.
Bereit für internationale Gäste
Versteht und antwortet auf Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch – hilfreich, wenn Ihre Gäste aus der ganzen Schweiz und dem Ausland anreisen.
So läuft ein Buchungsanruf
Ein typischer Anruf eines interessierten Gastes – vom ersten Klingeln bis zur vollständigen Anfrage, die Ihre Rezeption prüfen und bestätigen kann.
- 1
Freundlich und transparent
Der Assistent nimmt sofort ab, stellt sich als automatischer Assistent des Hotels vor und fragt, worum es geht.
- 2
Antworten aus Ihren Angaben
Zimmer, hinterlegte Preise, Frühstück, Parken, Haustiere und Check-in-Zeiten beantwortet er aus Ihren Informationen – erfunden wird nichts.
- 3
Daten, Gäste und Zimmertyp
Für eine Buchung nimmt er An- und Abreise, Anzahl Gäste, Zimmertyp und Kontaktdaten auf und liest die Telefonnummer zur Kontrolle vor.
- 4
Die Rezeption bestätigt
Anfrage, Zusammenfassung und Transkript erscheinen im NAIRON-Dashboard. Ihr Team prüft die Verfügbarkeit und bestätigt dem Gast.
Was er erfasst. Wo er aufhört.
Jeder Anruf endet mit den Angaben, die Ihr Team braucht – und der Assistent geht nie über das hinaus, was Sie eingerichtet haben.
Bei jedem Anruf erfasst
Jede Buchungsanfrage kommt vollständig an, damit die Rezeption die Verfügbarkeit prüfen und antworten kann, ohne fehlende Angaben nachzufragen.
Anreisedatum
Abreisedatum
Anzahl Gäste
Zimmertyp
Name
Telefonnummer
E-Mail für die Bestätigung
Wo er aufhört
Preise, Belegung und die Privatsphäre Ihrer Gäste sind sensibel. Der Assistent sagt nur, was Sie hinterlegt haben, und überlässt jede Bestätigung der Rezeption.
- Sagt nie, dass ein Zimmer frei, reserviert oder gebucht ist – das bestätigt die Rezeption.
- Verspricht keine Preise, Upgrades oder Rabatte, die Sie nicht hinterlegt haben.
- Bestätigt nie, ob jemand in Ihrem Hotel übernachtet.
- Gibt keine Angaben zu anderen Gästen weiter.
- Leitet Änderungen, Stornierungen und Gruppenbuchungen als Nachricht an die Rezeption.
Startklar ohne IT-Projekt
Beginnen Sie mit einer Vorlage für Ihre Branche und passen Sie sie Schritt für Schritt an.
- 01
Mit der Branchenvorlage starten
Die Vorlage „Hotels & Pensionen“ bringt Aufnahmefragen, Leitplanken und Begrüßung bereits fertig formuliert mit.
- 02
Ergänzen, was nur Sie wissen
Öffnungszeiten, Leistungen und Preise, FAQs oder Ihre Website – der Assistent antwortet nur auf Basis dessen, was Sie ihm geben.
- 03
Anrufe weiterleiten
Behalten Sie Ihre Nummer und leiten Sie an NAIRON weiter – oder erhalten Sie eine neue von uns. Anrufe, Zusammenfassungen und Anfragen landen im Dashboard.
Verbindet sich mit
- Google Calendar
- Microsoft 365
- Microsoft Bookings
- Calendly
- HubSpot
- Pipedrive
Kann der Assistent sehen, welche Zimmer frei sind?
Nein. Der Assistent sieht Ihre Zimmerbelegung nicht und sagt deshalb nie, dass ein Zimmer frei oder gebucht ist. Stattdessen nimmt er eine vollständige Buchungsanfrage mit Daten, Gästen, Zimmertyp und Kontaktdaten auf, und Ihre Rezeption bestätigt. Gibt es eine Online-Buchung, weist er darauf hin.
Können Gäste eine bestehende Buchung telefonisch ändern oder stornieren?
Der Assistent nimmt das Anliegen als Nachricht für die Rezeption auf: Name, Kontaktdaten und was geändert oder storniert werden soll. Ihr Team passt die Buchung im eigenen System an und meldet sich beim Gast. Eine Änderung oder Stornierung bestätigt der Assistent nie selbst.
Nennt er unsere Zimmerpreise korrekt?
Er nennt nur die Zimmerpreise, die Sie hinterlegt haben, und ergänzt stets, dass der endgültige Preis von den Reisedaten abhängt. Upgrades, Rabatte oder Preise, die nicht in Ihren Angaben stehen, verspricht er nie – so muss Ihre Rezeption später nichts zurücknehmen.
Welche Sprachen spricht der Assistent mit internationalen Gästen?
Er versteht und antwortet auf Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch und stellt sich zu Beginn jedes Gesprächs als automatischer Assistent vor. Jede Anfrage landet mit Zusammenfassung und vollständigem Transkript im NAIRON-Dashboard, damit die Rezeption das ganze Gespräch vor sich hat.
Was brauche ich, um den Assistenten für mein Hotel einzurichten?
Sie starten mit der Vorlage für Hotels und Pensionen, ergänzen Zimmertypen und Preise, Check-in- und Check-out-Zeiten, Buchungs- und Stornoregeln, Haustiere, Parken und Ihren Online-Buchungslink und leiten Ihre bestehende Nummer weiter. Ohne langes IT-Projekt – auf Wunsch auch als Sprach-Widget auf Ihrer Website.
Damit sich die Rezeption um die Gäste vor Ort kümmert
Starten Sie mit der Hotel-Vorlage, ergänzen Sie Zimmer, Preise und Hausregeln – der Assistent übernimmt Buchungsanfragen und Gästefragen, wenn die Rezeption keine Zeit hat.