Besichtigungsanfragen während Besichtigungen
Interessenten rufen an, während Ihre Makler gerade ein anderes Objekt zeigen. Der Anruf landet auf der Mailbox, und Kauf- oder Mietinteressierte ziehen weiter.
Interessenten erhalten Antworten. Mieter werden gehört.
Für Immobilienfirmen, die auch Liegenschaften verwalten. Der Assistent beantwortet Fragen zu Objekten, nimmt Besichtigungsanfragen auf, erfasst Schadenmeldungen von Mietern mit allen wichtigen Angaben und übergibt alles an Ihr Team.
- Erreichbar Tag und Nacht
- Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch
- Übergabe mit Zusammenfassung
Mieterin
Eingehender Anruf · Beispielanruf
00:04
Assistent: Hallo, hier ist der automatische Assistent von Graf Immobilien. Wie kann ich helfen?
Mieterin: Guten Tag, meine ganze Wohnung ist seit heute Morgen ohne Heizung. Lindenweg 12, Thalwil, dritter Stock links.
Assistent: Das tut mir leid. Keine Heizung ist dringend, das vermerke ich. Wann kann jemand hinein, und wie heißen Sie?
Mieterin: Heute ab fünf oder morgen den ganzen Tag. Anna Rossi, 076 318 44 92.
Assistent: Danke, Frau Rossi: 076 318 44 92. Ich habe die Meldung als dringend vermerkt und an die Verwaltung weitergegeben.
Schadenmeldung erfasst
Lindenweg 12, 3. Stock links · keine Heizung · dringend
Wo Immobilienfirmen Zeit verlieren
Makler sind bei Besichtigungen, Bewirtschafter vor Ort – und das Telefon klingelt weiter, mit Interessenten und Mietern, die ganz Verschiedenes brauchen.
Schadenmeldungen mit halben Angaben
„Es tropft“ reicht nicht. Ohne Liegenschaft, Wohnung, Problem, Dringlichkeit und Zugangszeiten ruft Ihr Team erst einmal zurück, nur um die Grundlagen zu klären.
Bei jedem Objekt dieselben Fragen
Zimmer, Fläche, Miete oder Preis, Bezugstermin: Die Antworten stehen im Inserat, und doch kommen bei jedem neuen Objekt dieselben Fragen per Telefon.
Was er für Ihre Immobilienfirma übernimmt
Ein Assistent für beide Seiten Ihres Geschäfts: Interessenten mit Fragen zu Objekten und Besichtigungen, Mieter mit Anliegen zu den verwalteten Liegenschaften.
Beantwortet Fragen zu Objekten
Antwortet aus Ihren Objektangaben, etwa zu Zimmern, Fläche, Miete oder Preis und Lage. Er sagt nie, dass ein Objekt noch frei ist, wenn das nicht hinterlegt ist.
Nimmt Besichtigungen auf und bucht sie
Erfasst das Objekt sowie passende Tage und Zeiten. Mit verbundenem Kalender bucht er Besichtigungen direkt und bestätigt nur, was der Kalender bestätigt hat.
Erfasst vollständige Schadenmeldungen
Adresse der Liegenschaft, Wohnung oder Einheit, Problem, Dringlichkeit und wann jemand hereingelassen werden kann – alles, was Ihr Team für die Reparatur braucht.
Sicherheit geht vor
Bei Feuer oder Rauch, Gasgeruch, starkem Wassereintritt oder wenn jemand im Lift feststeckt, verweist er die anrufende Person zuerst an die Notrufnummer 112.
Erklärt Hausordnung und Entsorgung
Beantwortet Alltagsfragen der Mieter zu den verwalteten Liegenschaften – aus Ihrer Hausordnung, dem Entsorgungskalender und den Angaben zum Gebäude.
Gibt Miet- und Vertragsfragen weiter
Miete, Kaution, Mietvertrag und Streit unter Nachbarn werden zur Nachricht mit Rückrufnummer für Ihr Team – nie zu einer Rechtsauskunft am Telefon.
Vom Klingeln bis zu Ihrem Team
Ein typischer Anruf bei einer Hausverwaltung, ob von Interessenten oder Mietern – am Ende steht ein vollständiger Eintrag, mit dem Ihr Team arbeiten kann.
- 1
Meldet sich als Ihr Assistent
Er nimmt jeden Anruf an, stellt sich als automatischer Assistent Ihrer Firma vor und fragt nach dem Anliegen – auch wenn Ihre Makler gerade unterwegs sind.
- 2
Erkennt, wer anruft
Interessenten mit Fragen zu Objekt oder Besichtigung, Mieter mit Schaden, Frage zur Hausordnung oder Mietanliegen: Jeder bekommt die passenden Folgefragen.
- 3
Erfasst die Details
Bei Schäden Liegenschaft, Wohnung, Problem, Dringlichkeit und Zugang; bei Besichtigungen Objekt und passende Zeiten. Die Telefonnummer liest er immer vor.
- 4
Übergibt mit Kontext
Transkript, Zusammenfassung und Angaben landen im NAIRON-Dashboard; mit HubSpot oder Pipedrive wird das Ergebnis direkt in Ihr CRM zurückgeschrieben.
Was er erfasst. Wo er aufhört.
Jeder Anruf endet mit den Angaben, die Ihr Team braucht – und der Assistent geht nie über das hinaus, was Sie eingerichtet haben.
Bei jedem Anruf erfasst
Schadenmeldungen und Besichtigungsanfragen kommen vollständig an – Ihr Team kann Handwerker beauftragen oder Termine bestätigen, ohne nachzufragen.
Liegenschaft
Wohnung oder Einheit
Problem
Dringlichkeit
Zugang möglich am
Wunschzeiten Besichtigung
Name
Telefonnummer
Wo er aufhört
Mieter und Interessenten nehmen beim Wort, was sie am Telefon hören. Deshalb sagt der Assistent nur, was hinterlegt ist, und überlässt Zusagen Ihrem Team.
- Sagt nie, dass ein Objekt frei, reserviert oder vermietet ist, wenn das nicht hinterlegt ist.
- Verspricht nie, wann ein Handwerker kommt oder wer eine Reparatur bezahlt.
- Gibt nie Angaben über andere Mieter weiter.
- Gibt keine Rechtsauskunft zu Mietvertrag, Miete oder Kündigungsfristen.
- Verweist jeden, der in Gefahr ist, zuerst an die Notrufnummer 112.
Startklar ohne IT-Projekt
Beginnen Sie mit einer Vorlage für Ihre Branche und passen Sie sie Schritt für Schritt an.
- 01
Mit der Branchenvorlage starten
Die Vorlage „Immobilien & Hausverwaltung“ bringt Aufnahmefragen, Leitplanken und Begrüßung bereits fertig formuliert mit.
- 02
Ergänzen, was nur Sie wissen
Öffnungszeiten, Leistungen und Preise, FAQs oder Ihre Website – der Assistent antwortet nur auf Basis dessen, was Sie ihm geben.
- 03
Anrufe weiterleiten
Behalten Sie Ihre Nummer und leiten Sie an NAIRON weiter – oder erhalten Sie eine neue von uns. Anrufe, Zusammenfassungen und Anfragen landen im Dashboard.
Verbindet sich mit
- Google Calendar
- Microsoft 365
- Microsoft Bookings
- Calendly
- HubSpot
- Pipedrive
Kann der Assistent Besichtigungstermine buchen?
Ja, sobald Sie einen Kalender verbinden: Google Kalender, Microsoft 365, Microsoft Bookings, Calendly oder eine eigene Kalender-API. Dann bucht er Besichtigungen direkt und bestätigt nur, was der Kalender bestätigt hat. Ohne verbundenen Kalender erfasst er Objekt sowie passende Tage und Zeiten, und Ihr Team meldet sich zur Bestätigung.
Was passiert bei dringenden Schäden außerhalb der Bürozeiten?
Der Assistent fragt, ob es dringend ist – etwa bei einem Leck, einer Gefahr oder wenn Heizung, Wasser oder Strom fehlen – und nimmt die Meldung mit allen Angaben auf. Haben Sie eine Notfallnummer für Gebäudeprobleme hinterlegt, gibt er sie Mietern mit dringendem Problem außerhalb der Bürozeiten. Ist jemand in Gefahr, verweist er zuerst an die 112.
Kann er sagen, ob ein Objekt noch verfügbar ist?
Nur wenn Sie das in den Informationen hinterlegt haben, die der Assistent nutzt. Er liest Ihr Objektsystem nicht live aus und sagt deshalb nie von sich aus, dass ein Objekt noch frei, reserviert oder vermietet ist. Ist der Status nicht hinterlegt, nimmt er Interesse und Kontaktangaben auf, und Ihr Team meldet sich.
Funktioniert der KI-Telefonassistent mit unserem CRM?
Ja, mit HubSpot und Pipedrive: Der Assistent erkennt Anrufende und schreibt das Ergebnis des Gesprächs ins CRM zurück. Auch ohne CRM landet jeder Anruf mit Transkript, Zusammenfassung und erfassten Angaben im NAIRON-Dashboard, und Rückrufwünsche kommen zusätzlich per E-Mail.
Was brauchen wir für den Start?
Sie starten mit der fertigen Vorlage für Immobilien und Hausverwaltung, beschreiben Firma und Portfolio, verlinken die Seite mit Ihren Inseraten, hinterlegen eine Notfallnummer für Gebäudeprobleme und laden die Hausordnung hoch. Dann leiten Sie Ihre bestehende Nummer weiter – ohne langes IT-Projekt. Er antwortet auf Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch.
Erreichbar für Interessenten und Mieter, auch bei Besichtigungen
Starten Sie mit der Immobilienvorlage, ergänzen Sie Inserate, Hausordnung und Notfallnummer – und der Assistent nimmt Besichtigungsanfragen und Schadenmeldungen auf.