Das Sekretariat ist nicht den ganzen Tag da
Viele Schulen und Kursanbieter haben nur wenige Stunden am Tag Bürozeit. Wer außerhalb anruft, landet auf dem Anrufbeantworter – oft genau dann, wenn die Entscheidung fällt.
Unterrichten Sie ungestört. Anfragen bleiben nicht liegen.
Für Schulen, Kitas, Sprach- und Musikschulen und Kursanbieter: NAIRON beantwortet Fragen zu Kursen, Terminen und Gebühren, nimmt Neuanmeldungen mit Alter und Startwunsch auf und gibt alles an Ihr Sekretariat weiter.
- Erreichbar Tag und Nacht
- Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch
- Übergabe mit Zusammenfassung
Mutter
Eingehender Anruf · Beispielanruf
00:04
Assistent: Guten Tag, hier ist der automatische Assistent der Musikschule Allegro. Wie kann ich helfen?
Mutter: Hallo, meine Tochter ist acht und möchte Klavier lernen. Haben Sie etwas für Anfänger?
Assistent: Ja, wöchentlichen Anfängerunterricht, CHF 38 pro 30 Minuten. Ab wann soll sie beginnen, und wie erreichen wir Sie?
Mutter: Wenn möglich nach den Sommerferien. Sandra Meier, 076 218 44 90.
Assistent: Also 076 218 44 90. Unser Sekretariat ruft Sie wegen eines Platzes und des Starttermins zurück.
Anmeldewunsch aufgenommen
Klavier für Anfänger · 8 Jahre · nach den Sommerferien · Rückruf
Warum das Telefon Schulen bremst
Lehrpersonen stehen im Unterricht, das Sekretariat ist nur stundenweise besetzt, und in der Anmeldephase kommen täglich dieselben Fragen. Oft nimmt niemand ab.
Jedes Semester dieselben Fragen
Kursdaten, Gebühren, Ferien, was mitzubringen ist, wie die Anmeldung läuft: Diese Fragen immer wieder zu beantworten kostet Zeit, die Ihrem Team für die Lernenden fehlt.
Anmeldungen kommen unvollständig an
Ein Name und eine Nummer auf einem Zettel sind noch keine Anmeldung. Ohne Alter, Kurs und Startwunsch beginnt jeder Rückruf mit einer Runde Nachfragen.
Was er für Ihre Schule übernimmt
Auf Basis einer Vorlage für Bildungs- und Betreuungseinrichtungen antwortet er aus Ihrem Angebot und nimmt jede Anmeldung mit allen Angaben auf.
Nimmt Neuanmeldungen auf
Fragt nach Kurs oder Angebot, für wen es ist und wie alt die Person ist, und ab wann sie beginnen möchte – und sagt, dass Ihr Team zur Bestätigung zurückruft.
Beantwortet Fragen zum Angebot
Erklärt Kurse, Termine, Gebühren, Ferien und was mitzubringen ist – direkt aus Ihrer Kursliste, Gebührenordnung, Website und FAQ.
Besuche und Probelektionen
Mit verbundenem Kalender bucht er Besuche oder Probelektionen direkt. Ohne Kalender nimmt er die Anfrage und passende Zeiten auf, Ihr Sekretariat bestätigt.
Nimmt Abwesenheitsmeldungen entgegen
Meldet ein Elternteil ein krankes Kind, notiert er Name, Klasse oder Gruppe und voraussichtliche Rückkehr und gibt die Nachricht an Ihr Team weiter.
Bürozeiten, Ferien und Infotage
Beantwortet Fragen zu Bürozeiten, Adresse, Parkplätzen, Ferienterminen und zum Ablauf von Infotagen oder Besuchen – zu jeder Tageszeit.
Spricht die Sprache der Familien
Versteht und antwortet auf Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch – so erhalten auch internationale Familien und mehrsprachige Regionen sofort Antworten.
Vom Elternanruf zum bestätigten Start
So läuft ein typischer Anmeldeanruf ab – von der Begrüßung bis zu dem Moment, in dem sich Ihr Sekretariat bei der Familie meldet.
- 1
Rund um die Uhr erreichbar
Der Assistent nimmt unter Ihrer Nummer ab, sagt, dass er automatisch antwortet, und fragt nach dem Anliegen – auch außerhalb der Bürozeiten und während des Unterrichts.
- 2
Erst die Fragen beantwortet
Kursinhalte, Termine, Gebühren und Ferien kommen direkt aus Ihren Informationen. Fehlt etwas, sagt er das und notiert die Frage.
- 3
Die Anmeldung wird erfasst
Er fragt nach Kurs, für wen es ist und dem Alter, dem gewünschten Start sowie Name und Telefonnummer, die er zur Kontrolle vorliest.
- 4
Ihr Sekretariat meldet sich
Die Anmeldung liegt mit Zusammenfassung im Dashboard. Ihr Team prüft die freien Plätze und ruft die Familie zurück, um den Start zu bestätigen.
Was er erfasst. Wo er aufhört.
Jeder Anruf endet mit den Angaben, die Ihr Team braucht – und der Assistent geht nie über das hinaus, was Sie eingerichtet haben.
Bei jedem Anruf erfasst
Jede Anmeldung und jede Nachricht kommt vollständig und klar gegliedert an – Ihr Sekretariat kann ohne zweite Fragerunde weitermachen.
Kurs oder Angebot
Für wen
Alter
Gewünschter Start
Klasse oder Gruppe
Voraussichtliche Rückkehr
Name
Telefonnummer
Wo er aufhört
Schulen und Kitas tragen eine besondere Verantwortung. Der Assistent folgt strengen Regeln zu Datenschutz und Sicherheit und überlässt Entscheidungen Ihrem Team.
- Gibt keine Auskünfte über Lernende, Familien oder Mitarbeitende – egal, wer fragt.
- Nimmt keine Änderung an, wer ein Kind abholt; Eltern klären das direkt mit Ihnen.
- Sagt keinen Platz in einem Kurs, einer Klasse oder Gruppe zu.
- Nennt keine Gebühr, die nicht in Ihrer Gebührenliste steht.
- Meldet alles zur Sicherheit oder zum Wohl eines Kindes als dringenden Rückruf.
Startklar ohne IT-Projekt
Beginnen Sie mit einer Vorlage für Ihre Branche und passen Sie sie Schritt für Schritt an.
- 01
Mit der Branchenvorlage starten
Die Vorlage „Bildung“ bringt Aufnahmefragen, Leitplanken und Begrüßung bereits fertig formuliert mit.
- 02
Ergänzen, was nur Sie wissen
Öffnungszeiten, Leistungen und Preise, FAQs oder Ihre Website – der Assistent antwortet nur auf Basis dessen, was Sie ihm geben.
- 03
Anrufe weiterleiten
Behalten Sie Ihre Nummer und leiten Sie an NAIRON weiter – oder erhalten Sie eine neue von uns. Anrufe, Zusammenfassungen und Anfragen landen im Dashboard.
Verbindet sich mit
- Google Calendar
- Microsoft 365
- Microsoft Bookings
- Calendly
- HubSpot
- Pipedrive
Kann der Assistent Lernende direkt anmelden?
Er nimmt den Anmeldewunsch auf: Kurs oder Angebot, für wen es ist und das Alter, den gewünschten Start sowie Name und Telefonnummer. Einen Platz sagt er nie zu. Ihr Sekretariat prüft die Verfügbarkeit und ruft zur Bestätigung zurück – die Entscheidung bleibt immer bei Ihnen.
Wie schützt er die Daten von Lernenden und Familien?
Er gibt keine Auskünfte über Lernende, Familien oder Mitarbeitende, egal wer fragt, und nimmt keine Änderung an, wer ein Kind abholt. Transkripte und erfasste Angaben liegen in Ihrem NAIRON-Dashboard, und Datenhaltung in der Schweiz oder der EU ist möglich.
Was passiert, wenn Eltern mit etwas Dringendem anrufen?
Alles, was die Sicherheit oder das Wohl eines Kindes betrifft, eine geänderte Abholung oder eine Beschwerde wird zu einem Rückruf Ihres Teams, in der Nachricht als dringend markiert. Der Assistent regelt solche Anliegen nicht selbst, sondern sorgt dafür, dass die richtige Person alle Angaben hat.
Kann er Besuche oder Probelektionen buchen?
Ja, sobald Sie einen Kalender verbinden, etwa Google Calendar, Microsoft 365 Calendar, Microsoft Bookings, Calendly oder eine eigene Kalender-API. Ohne verbundenen Kalender nimmt er die Anfrage und passende Zeiten auf, und Ihr Sekretariat bestätigt den Besuch oder die Probelektion.
Was brauchen wir für den Start?
Sie starten mit der fertigen Vorlage für Bildungseinrichtungen, ergänzen Bürozeiten, Kurse und Gebühren, Ferien und FAQ sowie Angaben wie Altersgruppen und Ablauf der Infotage und leiten Ihre bestehende Nummer weiter. Kein langes IT-Projekt – und der Assistent läuft auch als Sprach-Widget auf Ihrer Website.
Jede Anmeldeanfrage verdient eine Antwort
Starten Sie mit der Bildungs-Vorlage, ergänzen Sie Kurse, Termine und Gebühren und leiten Sie Ihre Nummer weiter. Familien erhalten Antworten, Ihr Büro vollständige Anmeldungen.