Leads rufen an, wenn alle im Termin sind
Eine vielversprechende Anfrage kommt mitten in der Kundenpräsentation. Bis jemand zurückruft, hat der Interessent schon zwei andere Agenturen gebrieft.
Bleiben Sie im Pitch. Neue Anfragen gehen nicht verloren.
NAIRON nimmt die Anrufe Ihrer Agentur entgegen, während Ihr Team in Workshops und Abstimmungen steckt. Der Assistent erklärt Ihre Leistungen, qualifiziert Projektanfragen und nimmt Nachrichten für Ansprechpersonen auf.
- Erreichbar Tag und Nacht
- Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch
- Übergabe mit Zusammenfassung
Interessent
Eingehender Anruf · Beispielanruf
00:04
Assistent: Guten Tag, hier ist der automatische Assistent von Studio Nord. Wie kann ich helfen?
Interessent: Hallo, wir suchen eine Agentur für den Relaunch unserer Website. Machen Sie so etwas?
Assistent: Ja, das gehört zu unseren Kernleistungen. Für welche Firma, bis wann, und wie erreichen wir Sie?
Interessent: Bäckerei Huber aus Winterthur, am liebsten vor dem Frühling. Lena Huber, 079 412 33 08.
Assistent: Notiert: Relaunch vor dem Frühling, 079 412 33 08. Das Team ruft Sie für ein Erstgespräch zurück.
Projektanfrage qualifiziert
Website-Relaunch · vor dem Frühling · Rückruf für Erstgespräch
Wo Agenturen Aufträge verlieren
Agenturteams stecken in Workshops, Shootings und Kundenterminen. Das Telefon klingelt trotzdem – und wer auf der Mailbox landet, ruft oft die nächste Agentur an.
Kundenbetreuer werden zum Support
Bestandskunden rufen wegen kleiner Änderungen und Freigaben an. Jeder Anruf unterbricht konzentrierte Arbeit, und die Nachricht bleibt oft im Kopf einer Person.
Anfragen ohne die wichtigsten Eckdaten
Ein Rückruf, der mit „Wer waren Sie noch mal?“ beginnt, verschenkt das erste Gespräch. Ohne Firma, Umfang, Zeitrahmen und Budget kann sich niemand vorbereiten.
Was er für Ihre Agentur übernimmt
Auf Basis einer Vorlage für Agenturen antwortet er aus Ihren eigenen Informationen und hält jede Anfrage so fest, dass Ihr Team direkt damit arbeiten kann.
Qualifiziert neue Projektanfragen
Fragt nach Firma, Bedarf, Zeitrahmen und einem möglichen Budget – so beginnt Ihr Rückruf mit dem Briefing statt mit den Grundlagen.
Unterscheidet Interessenten und Kunden
Fragt, ob der Anrufer bereits Kunde ist. Bestandskunden hinterlassen eine Nachricht für ihre Ansprechperson, mit Anliegen und Dringlichkeit.
Erstgespräche in Ihrem Kalender
Mit verbundenem Google Calendar, Microsoft 365, Bookings, Calendly oder eigenem Kalender bucht er Erstgespräche. Sonst nimmt er die Anfrage für Ihr Team auf.
Beantwortet Fragen zur Agentur
Erklärt Ihre Leistungen, die Kunden und Projekte, die zu Ihnen passen, und wie ein Erstgespräch abläuft – aus Website, Leistungsliste und FAQ.
Nennt Ihr Mindestbudget
Haben Sie ein Mindestbudget hinterlegt, nennt er es, wenn jemand nach Kosten fragt. Er erfindet keine Honorare und nennt keine Preise, die nicht hinterlegt sind.
Zusammenfassung in Dashboard und CRM
Jeder Anruf landet mit Transkript, Zusammenfassung und erfassten Daten im NAIRON-Dashboard, das Ergebnis lässt sich in HubSpot oder Pipedrive zurückschreiben.
Vom Klingeln zum vorbereiteten Rückruf
Ein Anruf eines potenziellen Kunden – von der Begrüßung bis zu dem Moment, in dem Ihr Team mit allen nötigen Infos übernimmt.
- 1
Der Assistent nimmt ab
Er meldet sich unter der Nummer Ihrer Agentur, sagt, dass er ein automatischer Assistent ist, und fragt nach dem Anliegen – auch abends und am Wochenende.
- 2
Er antwortet oder qualifiziert
Fragen zu Ihren Leistungen beantwortet er aus Ihren Informationen. Bei einem neuen Projekt folgen die Intake-Fragen: Firma, Bedarf, Zeitrahmen, Budget.
- 3
Kontaktdaten werden bestätigt
Er nimmt Name und Telefonnummer auf, liest die Nummer zur Kontrolle vor und fragt, wann ein Rückruf am besten passt.
- 4
Ihr Team übernimmt
Sie erhalten die Zusammenfassung per E-Mail und im Dashboard, und die richtige Person ruft vorbereitet zurück, um das Erstgespräch zu vereinbaren.
Was er erfasst. Wo er aufhört.
Jeder Anruf endet mit den Angaben, die Ihr Team braucht – und der Assistent geht nie über das hinaus, was Sie eingerichtet haben.
Bei jedem Anruf erfasst
Jede neue Anfrage kommt als strukturiertes Briefing an – wer zurückruft, kann sich vorbereiten, statt bei null anzufangen.
Name
Firma
Bestandskunde oder neu
Bedarf
Zeitrahmen
Budget, falls genannt
Telefonnummer
Beste Zeit für Rückruf
Wo er aufhört
Agenturen leben von Vertrauen und Diskretion. Der Assistent bleibt bei dem, was Sie ihm vorgeben, und überlässt jede Zusage Ihrem Team.
- Nennt keine Preise oder Honorare, die Sie nicht hinterlegt haben.
- Verspricht weder Ergebnisse noch Liefergegenstände oder Termine.
- Gibt nichts über andere Kunden oder deren Projekte preis.
- Vereinbart keine Besprechungszeit, die Ihr verbundener Kalender nicht angeboten hat.
- Macht aus dem dringenden Problem eines Kunden eine dringende Nachricht an seine Ansprechperson.
Startklar ohne IT-Projekt
Beginnen Sie mit einer Vorlage für Ihre Branche und passen Sie sie Schritt für Schritt an.
- 01
Mit der Branchenvorlage starten
Die Vorlage „Agenturen“ bringt Aufnahmefragen, Leitplanken und Begrüßung bereits fertig formuliert mit.
- 02
Ergänzen, was nur Sie wissen
Öffnungszeiten, Leistungen und Preise, FAQs oder Ihre Website – der Assistent antwortet nur auf Basis dessen, was Sie ihm geben.
- 03
Anrufe weiterleiten
Behalten Sie Ihre Nummer und leiten Sie an NAIRON weiter – oder erhalten Sie eine neue von uns. Anrufe, Zusammenfassungen und Anfragen landen im Dashboard.
Verbindet sich mit
- Google Calendar
- Microsoft 365
- Microsoft Bookings
- Calendly
- HubSpot
- Pipedrive
Kann der Assistent Erstgespräche direkt in unseren Kalender buchen?
Ja, sobald Sie einen Kalender verbinden: Google Calendar, Microsoft 365 Calendar, Microsoft Bookings, Calendly oder eine eigene Kalender-API. Dann bietet er die Zeiten an, die Ihr Kalender freigibt. Ohne verbundenen Kalender fragt er nach passenden Zeiten und erfasst einen Rückruf, damit Ihr Team den Termin bestätigt.
Woran erkennt er, ob jemand neu oder bereits Kunde ist?
Er fragt einfach nach. Potenzielle Kunden durchlaufen das Intake: Firma, Bedarf, Zeitrahmen, Budget, falls sie es nennen möchten, und Kontaktdaten. Bestandskunden hinterlassen eine Nachricht für ihre Ansprechperson – mit dem Anliegen und wie dringend es ist.
Was passiert, wenn der Assistent eine Frage nicht beantworten kann?
Er antwortet nur aus den Informationen, die Sie ihm geben, etwa Website, Leistungsliste und FAQ. Steht die Antwort dort nicht, sagt er das, statt zu raten, nimmt die Kontaktdaten auf und vereinbart einen Rückruf, damit Ihr Team vollständig antworten kann.
Funktioniert er mit HubSpot oder Pipedrive?
Ja. Mit verbundenem HubSpot oder Pipedrive kann der Assistent den Anrufer nachschlagen und das Ergebnis des Gesprächs in Ihr CRM zurückschreiben. Jeder Anruf liegt zudem mit Transkript, Zusammenfassung und erfassten Daten im NAIRON-Dashboard – nichts hängt an handschriftlichen Notizen.
Was brauchen wir für den Start?
Sie starten mit der fertigen Vorlage für Agenturen, ergänzen Leistungen, Bürozeiten und FAQ sowie Angaben wie Mindestbudget oder Ablauf des Erstgesprächs und leiten Ihre bestehende Nummer weiter. Kein langes IT-Projekt. Der Assistent spricht Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch und läuft auch als Sprach-Widget auf Ihrer Website.
Damit jedes neue Briefing bei Ihrem Team ankommt
Starten Sie mit der Agentur-Vorlage, ergänzen Sie Leistungen und FAQ und leiten Sie Ihre Nummer weiter. Hören Sie, wie Ihr Assistent eine echte Projektanfrage führt.