Anrufe während Terminen und Verhandlungen
Mitten in einer Verhandlung oder Besprechung nehmen Sie nicht ab. Wer nur die Mailbox erreicht, wendet sich womöglich an eine andere Kanzlei, bevor Sie wieder frei sind.
Neue Mandate, klar erfasst. Bevor Sie zurückrufen.
Für Anwaltskanzleien und Beratungsfirmen: Der Assistent beantwortet Fragen zu Fachgebieten und Erstgespräch, nimmt eine kurze, vertrauliche Zusammenfassung jedes neuen Anliegens samt Fristen auf und organisiert Rückruf oder Erstberatung.
- Erreichbar Tag und Nacht
- Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch
- Übergabe mit Zusammenfassung
Neue Mandantin
Eingehender Anruf · Beispielanruf
00:04
Assistent: Guten Tag, hier ist der automatische Assistent der Kanzlei Meier & Partner. Wie kann ich helfen?
Neue Mandantin: Grüezi, mein Vermieter hat mir gekündigt, und ich glaube, das ist nicht rechtens. Habe ich eine Chance?
Assistent: Rechtlich beraten kann ich nicht, ich notiere es für die Kanzlei. Wann kam der Brief, sind Sie schon Mandantin?
Neue Mandantin: Am 2. Mai, ich habe wohl 30 Tage, um mich zu wehren. Ich bin neu. Sandra Huber, 079 205 63 18.
Assistent: Notiert: Brief vom 2. Mai, mögliche 30-Tage-Frist, 079 205 63 18. Die Kanzlei ruft zurück, als dringend markiert.
Neue Anfrage · dringend
Mietkündigung · erhalten am 2. Mai · Rückruf durch die Kanzlei
Warum Erstkontakte Kanzleien fordern
Anwältinnen, Anwälte und Beratende stecken in Besprechungen, Verhandlungen und konzentrierter Arbeit. Neue Mandanten rufen trotzdem an – und der erste Kontakt zählt.
Lange Vorgeschichten ohne Struktur
Viele beginnen mit der ganzen Vorgeschichte. Fehlen die Kernpunkte – Anliegen, Frist, Beteiligte –, beginnt auch der Rückruf wieder ganz von vorn.
Fristen, die im Gespräch untergehen
Ein Gerichtstermin oder eine kurze Einsprachefrist, nebenbei erwähnt, geht in einer hastigen Notiz leicht verloren – dabei entscheidet sie, wie schnell Sie handeln müssen.
So unterstützt er Ihre Mandatsannahme
Eingerichtet aus einer Vorlage für Kanzleien und Beratungsfirmen, führt er den Erstkontakt sorgfältig, erfasst das Wesentliche und überlässt jede Beurteilung Ihnen.
Qualifiziert neue Anfragen
Gleicht das Anliegen mit den Fachgebieten ab, die Sie annehmen, und sagt höflich, wenn Ihre Kanzlei ein Thema nicht übernimmt.
Vertrauliche Zusammenfassung
Hält fest, worum es geht, ob eine andere Person oder Firma beteiligt ist und wie die anrufende Person erreichbar ist – und fragt nur, was dafür nötig ist.
Achtet auf Fristen
Fragt nach Fristen oder bereits festgelegten Terminen, etwa einem Gerichtstermin oder einer Steuerfrist, und markiert den Rückruf als dringend, wenn es eilt.
Erstgespräche organisieren
Erklärt, was ein Erstgespräch kostet und wie lange es dauert, und organisiert einen Rückruf – oder bucht direkt, sobald Ihr Kalender verbunden ist.
Nachrichten bestehender Mandanten
Nimmt Nachrichten bestehender Mandantinnen und Mandanten für die zuständige Fachperson auf, ohne Unbekannten je zu bestätigen, wer bei Ihnen Mandant ist.
Übergabe mit vollem Kontext
Zusammenfassung und Transkript landen im NAIRON-Dashboard und auf Wunsch in HubSpot oder Pipedrive – so beginnt Ihr Rückruf gut vorbereitet.
Vom Erstanruf zum vorbereiteten Rückruf
Was passiert, wenn eine neue Mandantin anruft, während alle mit laufenden Mandaten beschäftigt sind und niemand abnehmen kann.
- 1
Transparente Begrüßung
Der Assistent nimmt sofort ab, stellt sich als automatischer Assistent der Kanzlei vor und fragt, wie er helfen kann.
- 2
Erfassen statt beraten
Er sagt klar, dass er nicht beraten kann, und hält das Anliegen fest, sobald es geschildert wird – auch wenn die anrufende Person auf eine Einschätzung drängt.
- 3
Frist, Status, Kontakt
Er fragt nach Fristen oder festen Terminen, ob bereits ein Mandat besteht, nach Nummer und Rückrufzeit und liest die Nummer zur Kontrolle vor.
- 4
Rückruf mit Vorbereitung
Die vertrauliche Zusammenfassung erscheint im NAIRON-Dashboard, dringende Anliegen sind markiert – so ruft die richtige Fachperson vorbereitet zurück.
Was er erfasst. Wo er aufhört.
Jeder Anruf endet mit den Angaben, die Ihr Team braucht – und der Assistent geht nie über das hinaus, was Sie eingerichtet haben.
Bei jedem Anruf erfasst
Jede neue Anfrage kommt als strukturierte Zusammenfassung an, damit Sie Passung, Interessenkonflikte und Dringlichkeit prüfen können, bevor Sie zurückrufen.
Name
Telefonnummer
Bereits Mandant oder neu
Worum es geht
Frist oder fester Termin
Beteiligte Gegenpartei
Beste Zeit für den Rückruf
Wo er aufhört
Berufspflichten enden nicht am Telefon. Der Assistent bleibt bei allgemeinen Informationen und überlässt jede Einschätzung und jeden Rat Ihnen.
- Gibt nie Rechts- oder Fachberatung, auch wenn jemand darauf besteht.
- Sagt nie, ob ein Fall Aussicht auf Erfolg hat.
- Bestätigt oder verneint nie, dass jemand Mandant Ihrer Kanzlei ist.
- Fragt am Telefon nie nach Dokumenten, Konto- oder Ausweisnummern oder Gesundheitsdaten.
- Macht aus allem, was über allgemeine Auskünfte hinausgeht, einen Rückruf.
Startklar ohne IT-Projekt
Beginnen Sie mit einer Vorlage für Ihre Branche und passen Sie sie Schritt für Schritt an.
- 01
Mit der Branchenvorlage starten
Die Vorlage „Kanzleien & Beratung“ bringt Aufnahmefragen, Leitplanken und Begrüßung bereits fertig formuliert mit.
- 02
Ergänzen, was nur Sie wissen
Öffnungszeiten, Leistungen und Preise, FAQs oder Ihre Website – der Assistent antwortet nur auf Basis dessen, was Sie ihm geben.
- 03
Anrufe weiterleiten
Behalten Sie Ihre Nummer und leiten Sie an NAIRON weiter – oder erhalten Sie eine neue von uns. Anrufe, Zusammenfassungen und Anfragen landen im Dashboard.
Verbindet sich mit
- Google Calendar
- Microsoft 365
- Microsoft Bookings
- Calendly
- HubSpot
- Pipedrive
Gibt der Assistent Anrufenden rechtliche Auskünfte?
Nein. Er sagt klar, dass er nicht beraten kann und eine Fachperson zurückruft – auch wenn die anrufende Person darauf besteht. Er beurteilt keinen Fall und sagt nie, ob er Aussicht auf Erfolg hat. Das Anliegen hält er aber sofort fest, damit der Rückruf dort anknüpft, wo das Gespräch endete.
Wie wird die Vertraulichkeit gewahrt?
Der Assistent fragt nur, was die Zusammenfassung braucht, und am Telefon nie nach Dokumenten, Konto- oder Ausweisnummern oder Gesundheitsdaten. Ob jemand Mandant ist, bestätigt oder verneint er nie. Zusammenfassungen und Transkripte sieht Ihr Team im NAIRON-Dashboard; Datenhaltung in der Schweiz oder der EU ist möglich.
Kann er ein Erstgespräch direkt buchen?
Ja, sobald ein Kalender verbunden ist – Google Kalender, Microsoft 365 Kalender, Microsoft Bookings, Calendly oder eine eigene Kalender-API. Bis dahin nimmt er Kontaktdaten und passende Zeiten auf und organisiert einen Rückruf, sodass Ihre Kanzlei das Erstgespräch bestätigt.
Was passiert, wenn ein Anliegen nicht in unsere Fachgebiete fällt?
Sie hinterlegen die Fachgebiete, die Sie annehmen, und die Themen, die Sie nicht übernehmen. Schildert jemand ein solches Anliegen, sagt der Assistent das höflich – so verliert niemand Zeit. Was nicht eindeutig ist, nimmt er als normale Anfrage auf, damit eine Fachperson es prüft.
Welche Sprachen spricht er, und was brauche ich für den Start?
Er versteht und antwortet auf Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch. Für den Start wählen Sie die Vorlage für Kanzleien und Beratung, ergänzen Fachgebiete, Konditionen fürs Erstgespräch, Aufnahmeregeln und Bürozeiten und leiten Ihre bestehende Nummer weiter – ohne langes IT-Projekt.
Jedes neue Mandat beginnt vorbereitet
Starten Sie mit der Vorlage für Kanzleien und Beratung, ergänzen Sie Fachgebiete und Aufnahmeregeln – und überlassen Sie den Erstkontakt einem sorgfältigen Assistenten.