Den ganzen Tag dieselben Fragen
Öffnungszeiten, nötige Unterlagen, Gebühren: Die Antworten stehen auf Ihrer Website, und doch rufen Einwohnerinnen und Einwohner an – und der Schalter unterbricht die Arbeit.
Antworten für die Bevölkerung. Klare Anliegen für jedes Amt.
Für Gemeinde- und Stadtverwaltungen, Ämter und Behörden. Der Assistent beantwortet Fragen zu Dienstleistungen, Unterlagen, Gebühren und Öffnungszeiten, nimmt Anliegen und Terminwünsche auf und nennt die zuständige Abteilung.
- Erreichbar Tag und Nacht
- Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch
- Übergabe mit Zusammenfassung
Einwohner
Eingehender Anruf · Beispielanruf
00:04
Assistent: Guten Tag, hier ist der automatische Assistent der Gemeindeverwaltung Seeberg. Wie kann ich helfen?
Einwohner: Meine Identitätskarte läuft nächsten Monat ab. Was brauche ich für eine neue?
Assistent: Persönlich bei der Einwohnerkontrolle, mit aktueller ID und neuem Passfoto. Soll ich einen Terminwunsch aufnehmen?
Einwohner: Ja, bitte. Donnerstag oder Freitag vormittags. Peter Huber, 078 905 21 40.
Assistent: Danke, Herr Huber: 078 905 21 40. Die Einwohnerkontrolle ruft Sie zurück und bestätigt den Termin.
Terminwunsch am Schalter erfasst
Neue Identitätskarte · Do. oder Fr. vormittags · Amt bestätigt
Warum Behördentelefone überlasten
Ein Anruf scheint schneller als die Suche auf der Website. Den Preis zahlen Schalterpersonal und Abteilungen – mit ständigen Unterbrechungen.
Unklar, wer zuständig ist
Kaum jemand weiß, welche Abteilung sein Anliegen bearbeitet. Anrufe werden weitergereicht, landen beim falschen Amt oder enden mit einer anderen Nummer zum Ausprobieren.
Notizen ohne die wichtigen Angaben
„Jemand hat wegen einer Bewilligung angerufen“ hilft der Abteilung wenig. Ohne Dienstleistung, Referenz- und Rückrufnummer braucht jedes Anliegen eine Extrarunde.
Was er für Ihre Verwaltung übernimmt
Eingerichtet mit der Vorlage für Behörden, antwortet er nur aus dem, was Sie veröffentlicht haben – und sorgt dafür, dass jedes Anliegen die zuständige Stelle erreicht.
Beantwortet Fragen zu Zeiten und Angebot
Öffnungszeiten, Adressen, Dienstleistungen und Gebühren aus Ihrer Leistungsliste und Website – einheitlich und nur wie hinterlegt, damit alle dieselbe Auskunft erhalten.
Nennt nötige Unterlagen und Formulare
Sagt Einwohnerinnen und Einwohnern, welche Unterlagen oder Formulare eine Dienstleistung erfordert und wo es sie gibt – genau wie in Ihren Merkblättern.
Verweist an die zuständige Abteilung
Nennt die zuständige Abteilung mit der Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, die Sie freigegeben haben – damit Anrufende gleich beim richtigen Amt landen.
Nimmt Anliegen für jede Abteilung auf
Erfasst das Anliegen, die Dienstleistung oder das Dokument, eine Referenznummer, falls vorhanden, und die Kontaktangaben. Die zuständige Stelle ruft zurück.
Organisiert Termine am Schalter
Nimmt Terminwünsche mit passenden Tagen auf, die das Amt bestätigt. Mit verbundenem Kalender bucht er Termine am Schalter direkt.
Spricht die Sprachen der Bevölkerung
Versteht und antwortet auf Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch – hilfreich in mehrsprachigen Regionen und für Zugezogene aus dem Ausland.
So läuft ein Anruf bei der Verwaltung
Vom ersten Klingeln bis zur Abteilung, die genau weiß, was die anrufende Person braucht – ohne dass jemand weitergereicht wird.
- 1
Angenommen, mit klarem Hinweis
Der Assistent nimmt sofort ab, stellt sich als automatischer Assistent der Verwaltung vor und fragt, worum es geht.
- 2
Auskunft aus Ihren Informationen
Öffnungszeiten, Dienstleistungen, Gebühren, Unterlagen und Formulare beantwortet er aus Leistungsliste, Merkblättern und Website – nur wie hinterlegt.
- 3
Aufnahme für die Abteilung
Was eine Abteilung erledigen muss, nimmt er mit Anliegen, Dienstleistung oder Dokument, Referenznummer und Kontaktangaben auf und liest die Nummer vor.
- 4
Die Abteilung meldet sich
Transkript, Zusammenfassung und Angaben landen im NAIRON-Dashboard, Rückrufwünsche zusätzlich per E-Mail. Die zuständige Stelle ruft zurück.
Was er erfasst. Wo er aufhört.
Jeder Anruf endet mit den Angaben, die Ihr Team braucht – und der Assistent geht nie über das hinaus, was Sie eingerichtet haben.
Bei jedem Anruf erfasst
Jedes Anliegen kommt mit dem an, was die Abteilung zum Bearbeiten braucht – der Rückruf beginnt mit einer Antwort statt mit denselben Fragen.
Anliegen
Dienstleistung oder Dokument
Referenznummer
Passende Tage
Name
Telefonnummer
Beste Zeit für den Rückruf
Wo er aufhört
Die Bevölkerung vertraut darauf, was eine Behörde sagt. Der Assistent gibt nur weiter, was Sie veröffentlicht haben, und schützt Personendaten ohne Ausnahme.
- Gibt nie Rechtsauskunft und sagt nie, wie über ein Gesuch entschieden wird.
- Gibt nie Auskunft über andere Personen – egal, wer fragt und mit welcher Begründung.
- Sagt nie, wie ein Dossier oder Gesuch steht. Das übernimmt die zuständige Stelle.
- Vereinbart nie selbst einen Termin, wenn kein verbundener Kalender ihn angeboten hat.
- Nennt nie eine Gebühr, die nicht hinterlegt ist.
Startklar ohne IT-Projekt
Beginnen Sie mit einer Vorlage für Ihre Branche und passen Sie sie Schritt für Schritt an.
- 01
Mit der Branchenvorlage starten
Die Vorlage „Öffentliche Verwaltung“ bringt Aufnahmefragen, Leitplanken und Begrüßung bereits fertig formuliert mit.
- 02
Ergänzen, was nur Sie wissen
Öffnungszeiten, Leistungen und Preise, FAQs oder Ihre Website – der Assistent antwortet nur auf Basis dessen, was Sie ihm geben.
- 03
Anrufe weiterleiten
Behalten Sie Ihre Nummer und leiten Sie an NAIRON weiter – oder erhalten Sie eine neue von uns. Anrufe, Zusammenfassungen und Anfragen landen im Dashboard.
Verbindet sich mit
- Google Calendar
- Microsoft 365
- Microsoft Bookings
- Calendly
- HubSpot
- Pipedrive
Kann der Assistent Anrufe an die richtige Abteilung durchstellen?
Er verweist, statt durchzustellen: Er nennt die zuständige Abteilung mit der Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, die Sie dafür freigegeben haben. Muss die Abteilung das Anliegen bearbeiten, nimmt der Assistent es mit Dienstleistung oder Dokument, Referenznummer und Kontaktangaben auf, und die Abteilung ruft zurück.
Gibt er Auskunft über Einwohner oder den Stand eines Gesuchs?
Nein. Der Assistent sieht keine Dossiers oder Gesuche und sagt nie, wie eine Sache steht oder wie entschieden wird. Er gibt keine Auskunft über andere Personen – etwa ob jemand in der Gemeinde wohnt oder gemeldet ist, Adresse oder Telefonnummer –, egal wer fragt und mit welcher Begründung. Solche Fragen gehen als Nachricht an die Abteilung.
Können Einwohner telefonisch Termine am Schalter buchen?
Ja, sobald Sie einen Kalender verbinden, etwa Google Kalender, Microsoft 365, Microsoft Bookings, Calendly oder eine eigene Kalender-API. Dann bucht der Assistent Termine am Schalter direkt. Ohne Kalender nimmt er einen Terminwunsch mit Dienstleistung und passenden Tagen auf, und das Amt bestätigt telefonisch.
Wie werden Personendaten geschützt?
Der Assistent fragt nur, was ein Anliegen braucht, und gibt keine Personendaten über andere heraus. Transkripte, Zusammenfassungen und Angaben stehen Ihren Mitarbeitenden im NAIRON-Dashboard zur Verfügung. Datenhaltung in der Schweiz oder der EU ist möglich. Zusätzlich können Sie eigene Regeln festlegen, was der Assistent am Telefon nicht sagen darf.
Was braucht es, um den KI-Telefonassistenten einzurichten?
Sie starten mit der fertigen Vorlage für öffentliche Institutionen, beschreiben Ihre Institution und Ämter, erfassen die Abteilungen mit den Kontakten, die Anrufende erhalten dürfen, und ergänzen Leistungsliste, Formulare und Merkblätter. Dann leiten Sie Ihre bestehende Nummer weiter – ohne langes IT-Projekt.
Klare Auskünfte für Einwohner, klare Anliegen für jedes Amt
Starten Sie mit der Vorlage für öffentliche Institutionen, ergänzen Sie Dienstleistungen, Formulare und Abteilungen – und entlasten Sie Ihren Schalter von Routineanrufen.